Workspace: lavorare online con una Gmail aziendale intelligente

Gmail: il servizio di posta elettronica intelligente firmato Google

Gmail è il servizio di email aziendale con cui puoi gestire facilmente ed efficacemente le attività più importanti del tuo lavoro. Gmail è gratuito, mentre Google Workspace è un servizio a pagamento, i cui piani vanno dai 4.60€ ai 15.60€ per utente al mese a seconda del pacchetto scelto.

Con la versione gratuita di Gmail, gli utenti devono utilizzare l'estensione @gmail.com. Con Google Workspace, invece, gli utenti possono creare il proprio nome di dominio personalizzato. Ma questo non è tutto.

Tra il servizio gratuito Gmail e quello a pagamento della Workspace ci sono alcune differenze chiave. Gli utenti di Gmail hanno il pieno controllo amministrativo sulla propria posta elettronica e sulle credenziali di accesso all'account Google, ma quelli della Google Workspace, oltre al controllo amministrativo, possono anche creare, modificare ed eliminare account su tutti gli indirizzi Gmail creati.

Gmail Workspace puoi inviare e ricevere e-mail, bloccare lo spam, creare una rubrica ed eseguire altre attività basilari di posta elettronica. Ma ha anche alcune caratteristiche più uniche (ti invito a continuare la lettura fino alla fine dell'articolo) che lo rendono uno dei servizi di posta elettronica online più popolari e quindi il più utilizzato al mondo!

Oltre alle funzioni più visibili e intuitive, infatti, il servizio conta anche diverse funzionalità che possono farti risparmiare tempo e ottimizzare le tue attività, come la possibilità di pianificare le email e selezionare i messaggi in blocco, ma non solo. Un servizio email sicuro e senza pubblicità. Da Gmail puoi chattare direttamente, fare chiamate vocali o videochiamate; puoi usare i file condivisi e le attività, avere sempre a portata di mano i tuoi progetti per poterli inviare in pochi click ai tuoi contatti.

Cosa può fare Gmail professionale per te

Gmail possiede diverse funzionalità integrate per restituirti facilità e praticità d’uso:

• Filtro antispam. Gmail utilizza tecnologie avanzate per tenere lo spam lontano dalla posta in arrivo. Lo spam viene automaticamente inviato dal sistema in una cartella dedicata, per poi essere rimosso alla scadenza di 30 giorni.
• Raggruppamento per conversazione. Gmail semplifica l’organizzazione della tua casella di posta, dedicando a ogni tuo interlocutore uno specifico spazio virtuale, così da renderti più semplice mantenere tutto in ordine.
• Chat integrata. All’interno di Gmail, hai la possibilità non solo di inviare e ricevere messaggi, ma anche quella di chiamare o videochiamare, se lo desideri.
• Chiama il telefono. Simile alla chat vocale, questa funzione ti consente di comporre e chiamare qualsiasi numero di telefono nel mondo.

Lascia che Google ti aiuti a scrivere le tue email

Forse non sai come continuare una frase o forse stai solo cercando di risparmiare un po' di tempo. Qualsiasi sia il caso, Google può aiutarti!

Puoi ottenere il massimo grazie alle funzionalità intelligenti e alla personalizzazione in base ai tuoi contenuti e al modo in cui utilizzi Gmail.

• Filtro automatico/categorizzazione automatica (Principale / Social / Promozioni) delle email
• Scrittura intelligente (testo suggerito) nelle email
• Risposta rapida (risposte rapide suggerite) nelle email
• Schede riepilogatile sopra le email (viaggi, monitoraggio della spedizione e non solo)
• Estrazione dei dettagli degli eventi per creare voci di calendario

Tra quelle che puoi vedere, a mio avviso la più interessante, è la funzione: scrittura intelligente di Google. Completa le frasi durante la digitazione.

Per abilitare questa funzione solo da desktop, fai clic sull'ingranaggio delle impostazioni e scorri verso il basso fino a "composizione intelligente" nella scheda "generale".

Sul tuo telefono Android, tocca il simbolo che assomiglia a tre linee orizzontali impilate l'una sull'altra nell'app Gmail, scegli Impostazioni, seleziona il tuo account e scorri verso il basso fino a "composizione intelligente".

Pianifica l'invio di email in una data o ora successiva

Con Gmail è possibile programmare l'invio di email in orari prestabiliti. Per farlo, quando utilizzi la versione desktop di Gmail, fai clic sulla freccia accanto al pulsante "Invia". Nella versione mobile, premi i tre punti che compaiono nell'angolo in alto dell'app durante la scrittura di un'e-mail.

La Gmail aziendale di Workspace offre il vantaggio di poter avere un indirizzo personalizzato

Ti può sembrare strano, ma non tutti dispongono di un indirizzo personalizzato o magari lo vorrebbero ma non sanno come fare. Poi c'è anche un'altra casistica, come ad esempio può capitare, se non si lavora in un'azienda e non è stato creato in precedenza un indirizzo di posta elettronica, potrebbero esserci difficoltà a personalizzare il proprio indirizzo email. Sia perché cambiare indirizzo può diventare problematico, sia perché la maggior parte degli indirizzi sono già stati presi da altri utenti. Ci sono persone poi che, magari per motivi di privacy, non vogliono diffondere un indirizzo di posta che sia composto da nome e cognome.

La cosa più interessante è anche distinguersi: la Gmail aziendale professionale di Workspace ti permette di essere facilmente riconoscibile quando invierai una email aziendale o di lavoro ed apparire con più autorità!

Dopo la @, che non sia quindi @gmail.com o @libero.it o altri indirizzi, puoi scegliere così il nome, magari associato al nome dominio della tua azienda oppure nome cognome. Se vorrai in seguito, in base alle tue esigenze, potrai anche creare una mailing list di gruppo, come ad esempio vendite@azienda.it.

Altra sostanziale differenza tra la Gmail normale e quella professionale di Workspace, risiede nello spazio di archiviazione: Gmail, nella versione gratuita, ne riserva un massimo di 15 GB per utente; la Workspace, a seconda del piano scelto, parte dai 30 GB fino a concedere uno spazio di archiviazione illimitato per chi sceglie il piano Enterprise.

Gmail ti protegge dalle minacce utilizzando il Machine Learning

L'indirizzo email è uno degli aspetti più vulnerabili delle nostre identità digitali, dal momento che può aprire le porte d'accesso a molti dati sensibili. Ecco perché Gmail è molto attenta alla sicurezza dei suoi clienti.

Utilizzando i più evoluti modelli di machine learning, Gmail è in grado di bloccare il 99,9% dello spam, dei tentativi di phishing e dei malware, rendendo così impenetrabili gli account dei suoi clienti.

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